Webex

Analysoinut Appwesome

Kun avaan uuden työviestintäsovelluksen ensimmäistä kertaa, haluan päästä nopeasti yhteen konkreettiseen asiaan: liittyä kokoukseen tai lähettää viestin ilman, että joudun ensin selvittämään monimutkaista järjestelmää. Webex sopii tähän hyvin silloin, kun työpaikka, opintoryhmä tai muu porukka käyttää sitä jo yhteiseen viestintään. Cisco Systems, Inc:n kehittämä yrityskäyttöön suunnattu sovellus kokoaa kokoukset, keskustelut ja tiedostojen jakamisen samaan paikkaan. Minusta sen hyöty näkyy parhaiten silloin, kun ryhmä sopii yhdessä pelisäännöt eikä sovellus jää vain yhdeksi ylimääräiseksi ilmoituskanavaksi.

Ensimmäinen onnistuminen kannattaa pitää pienenä. Asenna sovellus, avaa kutsu tai kokoustiedot, jotka sait järjestäjältä, ja varmista ennen tapaamista, että löydät mikrofonin ja äänen asetukset. Näin itse kokous ei ala sillä, että yrität kiireessä etsiä oikeaa painiketta. Jos olet vasta kokeilemassa palvelua, pyydä työkaveria tai ystävää lähettämään lyhyt viesti tai kutsu. Kun tiedät, mistä keskustelu löytyy ja miten siihen vastataan, seuraava käyttö tuntuu jo huomattavasti tutummalta.

Kenelle yhteinen työtila on hyödyllinen?

Suosittelen sovellusta etenkin tiimille, joka vaihtaa päivän mittaan sekä nopeita viestejä että kokouskutsuja ja haluaa pitää keskustelun asiayhteyden yhdessä paikassa. Esimerkiksi etätyötä tekevä pieni projektiryhmä voi sopia aamulla työnjaosta, tarkistaa myöhemmin jaetun tiedoston ja kokoontua iltapäivällä ratkaisemaan yhden avoimen kysymyksen. Kun viestit liittyvät samaan työhön, niitä on helpompi seurata kuin erillisiin sähköposteihin ja satunnaisiin puheluihin jakautuvaa keskustelua.

Kaikille tämä ei silti ole oikea valinta. Jos tarvitset vain harvoin videopuhelua yhden ihmisen kanssa, puhelimen oma videopuhelutoiminto voi olla vaivattomampi. Jos ryhmäsi käyttää jo johdonmukaisesti jotakin muuta viestintäalustaa, uuden sovelluksen lisääminen saattaa hajottaa keskustelua sen sijaan, että se helpottaisi sitä. En asentaisi Webexiä vain ominaisuuksien määrän takia, vaan vasta kun tiedän, kenen kanssa aion käyttää sitä ja mihin yhteiseen tarpeeseen.

Ensimmäinen kokous ilman kiirettä

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: olet matkalla kotiin, ja tiimillä on lyhyt tapaaminen ennen päivän päättymistä. Mobiilisovelluksella voit osallistua kokoukseen liikkeellä ollessasi, mutta pysähtyminen rauhalliseen paikkaan tekee kuuntelemisesta ja puhumisesta yleensä helpompaa. Käytännöllinen tapa aloittaa on liittyä muutamaa minuuttia etukäteen, tarkistaa että kuulet muut ja pitää mikrofoni mykistettynä silloin, kun et puhu. Nämä pienet rutiinit vähentävät tavallista aloitussäätöä, vaikka itse sovellus olisi uusi.

Jos kutsu ei avaudu suoraan sovelluksessa, tarkista ensin kutsun tiedot ja varmista, että käytät samaa kokouskutsua kuin järjestäjä. Älä lähde etsimään tapaamista sattumanvaraisista keskusteluista, jos sinulla on alkuperäinen kutsu saatavilla. Ensimmäisellä kerralla voi myös olla epäselvää, pitääkö sinun kirjautua sisään vai liittyä vierailijana; seuraa tällöin järjestäjän antamia ohjeita. Sovelluksen sujuvuus riippuu osittain siitä, miten organisaatio on järjestänyt kokoukset ja käyttäjätilit, joten työpaikan tai ryhmän oma käytäntö ratkaisee tässä enemmän kuin yksittäinen yleisohje.

Ensivaikutelmat ja asennus

Kun latasin Webexin, ensivaikutelmani oli sen ammattimainen ulkoasu. Asennus oli suoraviivaista, ja pian olin valmis sukeltamaan sen tarjoamiin ominaisuuksiin. Käyttöliittymä on selkeä ja käyttäjäystävällinen, mikä tekee navigoinnista helppoa jopa niille, jotka eivät ole teknisesti suuntautuneita.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

Yksi Webexin suurimmista vahvuuksista on sen laaja valikoima ominaisuuksia. Olipa kyseessä videoneuvottelu, chat-toiminto tai tiedostojen jakaminen, kaikki toimii saumattomasti. Videopuheluiden laatu on erinomainen, ja yhteys on vakaa, mikä on erityisen tärkeää, kun hoidat tärkeitä liiketapaamisia tai pidät yhteyttä tiimin jäseniin ympäri maailmaa.

Toinen asia, joka miellytti minua, on Webexin integraatio muiden sovellusten kanssa. Voit yhdistää sen helposti esimerkiksi kalenterisovellusten kanssa, mikä tekee kokousten aikatauluttamisesta vaivatonta. Tämä ominaisuus vähentää stressiä ja pitää sinut järjestyksessä, mikäli olet kalenterin orja kuten minä.

Kokemukset käytöstä

Käytin Webexiä sekä työ- että henkilökohtaisiin tarkoituksiin, ja molemmissa tapauksissa se ylitti odotukseni. Työpaikalla se on ollut korvaamaton työkalu, joka helpottaa kommunikointia ja parantaa tiimityötä. Henkilökohtaisessa käytössä se on ollut loistava tapa pitää yhteyttä ystäviin ja perheeseen, erityisesti näinä aikoina, kun emme aina voi tavata kasvotusten.

Mobiilisovellus on myös erittäin hyvin toteutettu, joten voit osallistua kokouksiin ja keskusteluihin liikkeellä ollessasi. Tämä tekee Webexistä monikäyttöisen työkalun, joka soveltuu sekä kotona työskentelyyn että matkustamiseen.

Arjen työnkulku ja viestien hallinta

Tiimikäytössä kannattaa sopia heti, mihin tarkoitukseen eri keskusteluja käytetään. Jos jokainen asia päätyy samaan yleiseen chattiin, tärkeä päätös voi hukkua kuulumisten ja nopeiden kysymysten sekaan. Minusta toimivin tapa on pitää yhteinen keskustelu yleisille ilmoituksille ja siirtää projektikohtaiset asiat omiin keskusteluihinsa, jos ryhmä käyttää tällaista jaottelua. Tiedoston yhteydessä kannattaa kirjoittaa viestiin, mitä vastaanottajan pitäisi siitä huomata tai tehdä; pelkkä tiedoston lähettäminen jättää helposti epäselväksi, onko kyse luonnoksesta, hyväksyttävästä versiosta vai vain taustamateriaalista.

Toinen hyödyllinen tapa on päättää, milloin asia hoidetaan viestillä ja milloin kokouksessa. Yhden rivin tilannepäivitys ei yleensä tarvitse videopuhelua, mutta monitulkintainen päätös voi ratketa nopeammin keskustelemalla. Kun sovitte tämän etukäteen, jatkuvat kokouskutsut eivät syö työrauhaa eikä viesteihin odoteta välitöntä vastausta koko päivää. Tämä ei ole sovelluksen automaattinen etu, vaan käyttötapa, joka tekee monipuolisesta työkalusta helpommin hallittavan.

Ilmoitukset, laite ja rauhallinen osallistuminen

Puhelimella mukana kulkeva työtila voi olla kätevä, mutta samalla se voi tuoda työn viestit jatkuvasti näkyville. Suosittelen tarkistamaan sovelluksen ilmoitukset heti alkuun ja sopimaan itsesi kanssa, milloin haluat seurata ryhmän keskustelua. Jos ilmoituksia tulee liikaa, tärkeät viestit alkavat helposti tuntua samanarvoisilta kuin kaikki muu. Toisaalta ilmoitusten karsiminen liian tiukasti voi johtaa siihen, että huomaat kokousmuutoksen vasta myöhässä. Sopiva tasapaino riippuu siitä, oletko päivystävässä roolissa vai tarvitsetko vain sovitut kokoukset ja olennaiset päivitykset.

Äänen ja yhteyden kannalta oma ympäristö vaikuttaa kokemukseen paljon. Jos olet meluisassa paikassa, kuulokkeet voivat auttaa keskittymään, mutta kiireessä ei kannata olettaa, että puhelimen mikrofoni poimii puheen ihanteellisesti. Videon käyttö puolestaan ei ole joka tilanteessa välttämätöntä: jos kaista tai akku huolettaa, ääneen keskittyminen voi olla käytännöllisempi ratkaisu. Mobiilikokoukseen liittyminen on hyvä varavaihtoehto, mutta pitkään keskusteluun istun mieluummin rauhalliseen paikkaan ja käytän laitetta, jolla pystyn seuraamaan keskustelua keskeytyksettä.

Miten se asettuu muiden viestintätapojen rinnalle?

Vertaan Webexiä ennen kaikkea sähköpostiin, puheluihin ja muihin tiimien käyttämiin kokous- ja chat-sovelluksiin. Sähköposti toimii paremmin silloin, kun viesti on muodollinen, vastaanottajia on paljon tai asiaan pitää voida palata selkeänä viestinä. Tavallinen puhelu taas on nopea kahden ihmisen asiaan, eikä se vaadi koko tiimin yhteistä työtilaa. Webexin vahvuus on siinä, että kokous ja siihen liittyvä ryhmäkeskustelu voivat kuulua samaan työskentelytapaan; se ei kuitenkaan tee siitä automaattisesti parempaa kuin alusta, johon muu tiimi on jo sitoutunut.

Jos työpaikallasi on käytössä toinen kokouspalvelu, kysy ensin, mitä järjestelmiä kollegat seuraavat ja missä sovitaan päätöksistä. Usean alustan rinnakkainen käyttö lisää helposti päällekkäisiä ilmoituksia ja epäselvyyttä siitä, mikä keskustelu on ajantasainen. Webexin valinta on järkevä silloin, kun se vähentää työkalujen vaihtelua tai tekee kokouksiin liittymisestä ryhmälle luontevampaa. Yksittäiselle käyttäjälle tärkein kysymys ei ole, mikä sovellus näyttää pisimmän ominaisuuslistan, vaan missä hänen yhteisönsä oikeasti toimii.

Hinta, saatavuus ja kenelle sopii

Sovellus on maksuton, ja sen keskimääräinen arvosana on 4,2 noin 31 000 arviosta; latauksia on yli 10 miljoonaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät vielä ratkaise, sopiiko palvelu juuri sinun ryhmällesi. Ikäluokitus on vanhempien valvonnassa, joten perhekäytössä kannattaa huomioida myös se, millaiseen yhteydenpitoon sovellusta ollaan ottamassa ja kenen kanssa. Cisco Systems, Inc:n yritystausta näkyy siinä, että sovellus on luontevimmillaan työ- ja organisaatioviestinnässä, ei välttämättä kevyimpänä vaihtoehtona satunnaiseen yhteydenpitoon.

Asennuksen yhteydessä tarkista myös, että käyttämäsi puhelin täyttää järjestelmävaatimuksen: vähimmäisvaatimuksena on iOS 11. Jos laite on vanha tai käyttöjärjestelmäpäivityksiä ei ole saatavilla, on parempi tarkistaa yhteensopivuus ennen kuin suunnittelet tärkeän kokouksen sen varaan. Yrityksen hallinnoimassa käytössä voi lisäksi olla tilin tai kokouskutsun käytäntöjä, jotka poikkeavat henkilökohtaisesta kokeilusta. Siksi ensimmäinen testikerta kannattaa tehdä rauhassa ennen varsinaista tapaamista.

Kun sovellus ei ole paras ratkaisu

Webex ei ole minusta oikea valinta, jos tavoite on vain vaihtaa muutama viesti läheisten kanssa tai soittaa satunnaisesti yhdelle ihmiselle. Tällöin tutumpi viestisovellus voi olla nopeampi, koska muutkin ovat siellä jo valmiiksi. Se voi tuntua raskaalta myös käyttäjälle, joka ei tarvitse ryhmäkeskusteluja, kokouksia eikä työn organisointia. Monipuolisuus on hyöty vasta silloin, kun käytät useampaa osaa tarkoituksella; muuten se voi tarkoittaa ylimääräisiä valikoita ja ilmoituksia.

Myös organisaation päätös vaikuttaa paljon. Jos kutsut, tiedostot ja työn keskustelut ovat jo toisessa palvelussa, Webexin asentaminen rinnalle voi luoda kaksi puolikasta työtilaa. En vaihtaisi koko ryhmän toimintatapaa yhden käyttäjän mieltymyksen perusteella, vaan sopisin ensin, missä kokoukset pidetään ja mihin päätökset kirjataan. Näin vältyt tilanteelta, jossa osa tiimistä etsii asiaa sähköpostista ja osa sovelluksen keskusteluista.

Tilin ja kutsujen käytännön kysymykset

Uusi käyttäjä miettii usein, voiko kokoukseen tulla ilman laajaa käyttöönottoa tai pitääkö kaikki ryhmän jäsenet saada samaan sovellukseen. Käytännössä kannattaa aloittaa juuri siitä kutsusta, jonka järjestäjä lähettää, ja noudattaa hänen ohjeitaan kirjautumisesta. Työpaikan järjestämässä käytössä tunnus voi olla osa organisaation toimintatapaa, kun taas yksittäiseen tapaamiseen osallistuminen voi edetä eri tavalla. Jos et pääse sisään, kysy järjestäjältä, onko kutsu oikea ja edellyttääkö tapaaminen tiettyä kirjautumistapaa, sen sijaan että kokeilisit satunnaisia vaihtoehtoja juuri kokouksen alkaessa.

Kannattaa myös erottaa toisistaan sovelluksen asentaminen ja ryhmän työtilaan pääsy. Asennus antaa sovelluksen käyttöön, mutta keskustelujen ja kokousten sisältö riippuu siitä, mihin sinut on kutsuttu ja miten ryhmä toimii. Tämä on tavallinen ensikertalaisen hämmennyksen aihe: tyhjä näkymä ei välttämättä tarkoita, että asennuksessa olisi vikaa. Pyydä tällöin ryhmän ylläpitäjää tai kokouksen järjestäjää lisäämään sinut oikeaan paikkaan tai lähettämään tarvittava kutsu.

Mitä käyttäjäarviot eivät ratkaise?

Sovelluksella on noin 7 100 käyttäjäarviota, ja se on ollut saatavilla 12. syyskuuta 2014 lähtien. Käyttäjien kokemukset voivat silti vaihdella sen mukaan, millaisia laitteita, työpaikan käytäntöjä ja yhteyksiä heillä on. Minusta arvosanoja kannattaa käyttää vain yleisenä taustatietona: ne eivät kerro, käyttääkö oma tiimisi palvelua tai sopiiko sen toimintatapa sinulle. Ratkaisevampi testi on lyhyt kokeilu oikean ryhmän kanssa, sillä silloin näet heti, löydätkö kutsut, pysytkö keskustelussa mukana ja vähentääkö sovellus vai lisääkö se arjen säätöä.

Jos kokeilet sitä, tee ensimmäisestä kerrasta pieni: liity yhteen tapaamiseen, lähetä yksi tarkoituksenmukainen viesti ja tarkista, löydätkö myöhemmin saman keskustelun uudelleen. Näin saat realistisemman kuvan kuin selaamalla ominaisuuksia irrallaan. Jos ryhmä ottaa palvelun käyttöön, sopikaa samalla, mistä löytyvät tärkeät ilmoitukset, miten tiedostoihin viitataan ja milloin kokous korvaa pitkän viestiketjun. Nämä yksinkertaiset sopimukset ovat usein ero sujuvan käyttökokemuksen ja hajanaisen viestitulvan välillä.

Kokemukset käytöstä

Käytin Webexiä sekä työ- että henkilökohtaisiin tarkoituksiin, ja molemmissa tapauksissa se ylitti odotukseni. Työpaikalla se on ollut korvaamaton työkalu, joka helpottaa kommunikointia ja parantaa tiimityötä. Henkilökohtaisessa käytössä se on ollut loistava tapa pitää yhteyttä ystäviin ja perheeseen, erityisesti näinä aikoina, kun emme aina voi tavata kasvotusten.

Mobiilisovellus on myös erittäin hyvin toteutettu, joten voit osallistua kokouksiin ja keskusteluihin liikkeellä ollessasi. Tämä tekee Webexistä monikäyttöisen työkalun, joka soveltuu sekä kotona työskentelyyn että matkustamiseen.

Lopuksi

Kaiken kaikkiaan Webex on huippuluokan sovellus, joka on hyvin varusteltu vastaamaan nykyajan viestintätarpeisiin. Sen käyttöliittymä on intuitiivinen, ja sen tarjoamat ominaisuudet tekevät siitä erinomaisen valinnan, olipa kyseessä sitten liiketoiminta tai henkilökohtainen käyttö. Jos et ole vielä kokeillut sitä, suosittelen lämpimästi antamaan sille mahdollisuuden. Kuka tietää, ehkä se tekee sinun arjestasi hieman helpompaa, kuten se on tehnyt minulle.